Tipps und Tricks: Size Matters – auf den Raum für einen Lego Serious Play-Workshop kommt es an
Der richtige Raum trägt maßgeblich zu einem gelungenen Workshop bei
Kunden, die einen LEGO® SERIOUS PLAY® Workshop buchen, haben in der Regel keine bis wenig Erfahrung mit den Besonderheiten und Anforderungen an den Ablauf. Dabei laufen diese substanziell anders ab, als klassische Meetings. Daher sind auch die Anforderungen an den Raum für einen LEGO SERIOUS PLAY-Workshop anders, als üblich.
Warum schreibe ich das?
Kürzlich sollte ich einen Workshop für 10 Führungskräfte moderieren. Die gesamte Raum- und Hotelorganisation wurde von einer Assistenz vor meiner Beauftragung organisiert. Ich wurde erst nach Beauftragung über den Raum informiert und damit quasi vor vollendete Tatsachen gestellt. Beinahe wäre der ganze Workshop daran gescheitert.
Die Ausgangslage
Das Drehbuch sah einen 2-tägigen Strategieworkshop der Baustufe 2 „gemeinsame Modelle“ vor. Ergebnisse der vorherigen Runden bildetet Input für die folgenden Fragestellungen. Des Weiteren sollten Maßnahmen auf einem Zeitstrahl abgebildet werden.
Dadurch ergaben sich folgende Anforderungen:
4 Tische im Block mit 10 Stühlen
2 Tische im Block für das Shared Modell
2 Tische in Reihe für den Zeitstrahl
2 Tische in Reihe für Steine-Menü
Tischdecken, Beamer, Flipchart
mind. 60 qm
Was ich (zunächst) bekommen habe:
6 Tische im Block mit 10 Stühlen
Tischdecken, Beamer, Flipchart
40qm (davon 1 Seite vollverglast)
Wäre das ein normaler Workshop gewesen, wäre der Raum sicher ausreichend gewesen. Da aber bei einem LEGO SERIOUS PLAY-Workshop viel mehr Aktivität, Ortswechsel und Bewegung stattfinden, wäre der Raum gänzlich ungeeignet gewesen.
(Man kann hier übrigens Hotelpersonal auch keinen Vorwurf machen: Auch die kennen in der Regel LEGO SERIOUS PLAY nicht).
Grundsätzlich wird meiner Erfahrung nach die Problematik vom Auftraggeber verstanden – so auch in diesem Fall. So konnten wir noch kurzfristig einen anderen Raum finden. Dieser genügte dann allen Ansprüchen.
Kommt das häufig vor?
Wenn auch selten, so kommt es grade bei kurzfristigen Buchungen immer wieder vor, dass der Raum zu knapp bemessen ist. In diesem Fall gibt es nur 2 Optionen:
Intervenieren
Überzeugen Sie den Auftraggeber, warum der Raum wichtig ist
Absagen / Verschieben
Der Raum trägt zur Arbeitsatmosphäre bei. Ein zu kleiner Raum macht schlechte Ergebnisse wahrscheinlicher. Schlechte Ergebnisse führen zu unzufriedenen Kunden.
Beispiel für einen ungeigneten Raum für einen LEGO SERIOUS PLAY-Workshop
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Wenn möglich, organisieren Sie den Raum, bzw. übernehmen Sie die Buchung des Raumes im Hotel! Wenn das nicht geht, oder die Veranstaltung intern stattfindet, dann teilen Sie Ihre Anforderungen frühzeitig mit.
2. Besichtigen
Wohnen Sie in der Nähe? Dann machen Sie einen Vorort-Termin aus und besichtigen Sie die Räume. Dann können Sie vieles direkt im Gespräch klären, oder
3. Fotos
Ist eine Besichtigung nicht möglich, dann lassen Sie sich Fotos senden. Bei Hotels kann man diese oft auf der Webseite betrachten. Durch die Bilder bekommen Sie einen ersten Eindruck und können die Besonderheiten in der Planung berücksichtigen.
4. Tischdecken
Sie dämpfen den Lärmpegel. Außerdem können Steine schwerer in Ritzen verschwinden.
5. Aufs Klima achten
Kleine Räume können sich schneller aufheizen. Insbesondere im Hochsommer kann einen das vor Herausforderungen stellen. Die Konzentration Aller lässt spürbar nach. Der Pausendrang steigt. Der Flow reißt ab. Ein guter Raum hat eine konstante Wohlfühltemperatur – die Klimaanlage ist nicht zu heiß, nicht zu kalt.
6. Stifte, Medien und Flipchart
Nutzen Sie einen Mac? Adapter nicht vergessen! Stifte: Immer eigene mitbringen. Es ist peinlich, wenn Sie etwas notieren wollen, und die Stifte sind ausgetrocknet. Flipchart: Immer eignes dabeihaben als Reserve.
Die richtige Raumgröße: Sie brauchen für 10 – 12 Personen ca. 50 – 60qm.
Je nach Dauer, Vorhaben und Raumzuschnitt (Workshops mit 30, 50 oder mehr als 100 Personen sind nochmal anders, sollen aber hier nicht besprochen werden, denn für sie braucht man sehr viel Kenntnis und Erfahrung).
