Meetings effizient gestalten
Auf Radio Neckaralb Live beantworte ich die Frage, wie man in Besprechungen, Meetings und Workshops immer das beste Ergebnis erzielt.
Bei dem Wort Meeting stöhnen die meisten Arbeitnehmer instinktiv auf. Meetings gelten als einer der größten Zeitfresser im Büro. Sie werden mit endlosen Redebeiträgen, Diskussionen, die sich im Kreis drehen und langweiligen Vorträgen assoziiert. Sie gelten als Marktplatz der Eitelkeiten. Schlimmstenfalls hockt man stundenlang aufeinander, ohne zu einem Ergebnis zu kommen. Kein Wunder, dass Mitarbeiter und Führungskräfte keine Lust darauf haben.
Zu diesem Thema war ich bei Radio Neckaralb Live eingeladen, um mit Bernd Kollmann über das Thema zu sprechen. Hier finden Sie das Interview zum Nachlesen:
Bernd Kollmann: „Warum haben Meetings so einen schlechten Ruf?“
Jens Dröge: „Meetings gelten als Zeitfresser. Denn oft sind die zu besprechenden Themen zu komplex, die angesetzte Zeit ist aber zu gering. Des Weiteren Enden sie oft ohne konkrete Ergebnisse: Keiner weiß was zu tun ist oder bis wann. Und wenn Ergebnisse erzielt werden, dann gibt es oft noch ein unterschiedliches Verständnis von dem, was gemacht werden muss.
In vielen Meetings sind die falschen Teilnehmer eingeladen, und in anderen solche, die nichts mit dem Thema zu tun hatten. Ich kann mich an ein Projekt bei einem Handelskonzern erinnern, bei dem es üblich war, Einladungen weiterzuleiten. Plötzlich erschienen bei einem Termin mit 5 Teilnehmern auf einmal 20 Leute.
Je schwieriger das Thema, kann es passieren, dass das Persönliche das Fachliche überwiegt und so Konflikte die Inhalte überwiegen. Und wir alle kennen solche Meetings, in denen 80% der Inhalte von 20% der Teilnehmer dominiert werden. Das Ergebnis ist, dass laut Branchenverband Bitcom 82% der Teilnehmer während eines Meetings am Handy spielen.“
Bernd Kollmann: „Gibt es Alternativen zu den üblichen Meetings?“
Jens Dröge: „Es gibt durchaus Alternativen zu üblichen Meetings. Je nach Fragestellung kann das ein klassischer Workshop sein, eine Telefonkonferenz oder auch eine Videokonferenz.
Ich selber habe sehr gute Erfahrungen mit der LEGO® SERIOUS PLAY®-Methode gemacht. Das sind Meetings, in denen in sehr kurzer Zeit sehr konkrete Ergebnisse erarbeitet werden, alle Teilnehmer gleichberechtigt und zu gleichen Anteilen involviert sind, und durch das LEGO®-Modell immer die Sache im Vordergrund steht. Themen, für die im klassischen Meeting 4 Stunden benötigt werden, können so in 2 Stunden erarbeitet werden.“
Bernd Kollmann: „Was sind die wichtigsten Tipps für ein gelungenes Meeting?“
Jens Droege: „Die Erwartungshaltung muss klar sein! Und laden Sie nur die Leute ein, die wirklich zum Ergebnis beitragen können. Schicken Sie alle anderen wieder weg.
Außerdem sollten Sie das Ziel über die Agenda stellen. Üblicherweise lassen wir uns von Agendapunkten leiten. Eine Orientierung am Ergebnis führt jedoch dazu, dass der Prozess durch Resultate gesteuert wird.
Wenn ich ein Meeting plane, dann stelle ich in der Regel 4 Fragen:
- Wie sieht für Sie das beste Ergebnis aus?
- Welchen Unternehmenszielen muss das Meeting gerecht werden?
- Stellen Sie sich vor, der Termin war erfolgreich. Was hat sich zum Besseren gewandelt?
- Angenommen, das Meeting ist nur eines in einer Reihe von weiteren Aktivitäten. Was ist das große, umfassende Ziel?
Diese 4 Fragen führen beim Gegenüber zum Nachdenken, Nachschärfen und manchmal auch zum Ausfall eines Meetings.“
Bernd Kollmann: „Meetings effizient gestalten – Gibt es Moderationsmethoden, die man kennen sollte, damit das gelingt?“
Jens Droege: „Die Frage ist doch zunächst, was einen guten Moderator auszeichnet. Denn er ist meines Erachtens der Begleiter im Prozess. Er muss die Kreativität der Teilnehmer freisetzen. Und er muss sicherstellen, dass sie Ideen, Ansichten und Erkenntnisse gleichberechtigt ausdrücken.
Zudem muss er eine positive Arbeitsatmosphäre schaffen, Prozesse strukturieren, Teilnehmer aktivieren und den „roten Faden“ erkenntlich machen.
Eine gute Struktur erhält man z.B. durch:
- Erwartungsabfrage
- Themenspeicher und -Cluster
- Priorisierung der Themen, bspw. durch Punkte kleben
- Maßnahmenpläne“
Bernd Kollmann: „Telko, Videokonferenz oder reales Meeting – welche Form ist die produktivste?“
Jens Dröge: „Das kommt darauf an, denn jede Form hat ihre Vorzüge.Die Telko ist eher informativ und wenig ergebnisorientiert. Der große Vorteil ist, dass man sein Telefon auch mal stummschalten kann und produktive Dinge nebenher machen kann. Die Videokonferenz ist visueller und man spart sich die Reisezeit. Sie ist aber auch wenig ergebnisorientiert.
Das Meeting hat sicher seine Daseinsberechtigung, wenn es gut gestaltet ist. Dazu müssen die Ergebnisse im Vordergrund stehen. Wenn es nur um den Austausch von Informationen geht, dann kann man auch Sharepoint nutzen oder sich überlegen, ob man nicht besser das Schwarze Brett nutzen möchte. Wie gesagt: Die produktivsten Meetings erlebe ich mit LEGO SERIOUS PLAY.“
Bernd Kollmann: „Diese Unmengen an unproduktiven Meetings haben doch einen berechenbaren wirtschaftlichen Schaden? Kannst Du uns hierzu verlässliche Zahlen nennen?“
Jens Droege: „Ich kann leider dazu keine konkrete Summe nennen. Aber ich habe kürzlich einen Artikel in der ZEIT dazu gelesen. Die ZEIT zitiert eine Studie, nachdem
- weltweit
- jede Woche
- pro Beschäftigten
4,5 Stunden verloren gehen. Bei Führungskräften erhöht sich die Zahl durch Vor- und Nachbereitung auf 9,1 Stunden.“
Meetings effizient gestalten: Das Interview können Sie hier Nachhören.