Radiointerview: Wie können Meetings effizient gestaltet werden?

Meetings effizient gestalten

Auf Radio Neckaralb Live beantworte ich die Frage, wie man in Besprechungen, Meetings und Workshops immer das beste Ergebnis erzielt.

Bei dem Wort Mee­ting stöh­nen die meis­ten Arbeit­neh­mer instink­tiv auf. Mee­tings gel­ten als einer der größ­ten Zeit­fres­ser im Büro. Sie wer­den mit end­lo­sen Rede­bei­trä­gen, Dis­kus­sio­nen, die sich im Kreis dre­hen und lang­wei­li­gen Vor­trä­gen asso­zi­iert. Sie gel­ten als Markt­platz der Eitel­kei­ten. Schlimms­ten­falls hockt man stun­den­lang auf­ein­an­der, ohne zu einem Ergeb­nis zu kom­men. Kein Wun­der, dass Mit­ar­bei­ter und Füh­rungs­kräf­te kei­ne Lust dar­auf haben.

Zu die­sem The­ma war ich bei Radio Nec­kar­alb Live ein­ge­la­den, um mit Bernd Koll­mann über das The­ma zu spre­chen. Hier fin­den Sie das Inter­view zum Nachlesen:

Bernd Kollmann: “Warum haben Meetings so einen schlechten Ruf?”

Jens Drö­ge: “Mee­tings gel­ten als Zeit­fres­ser. Denn oft sind die zu bespre­chen­den The­men zu kom­plex, die ange­setz­te Zeit ist aber zu gering. Des Wei­te­ren Enden sie oft ohne kon­kre­te Ergeb­nis­se: Kei­ner weiß was zu tun ist oder bis wann. Und wenn Ergeb­nis­se erzielt wer­den, dann gibt es oft noch ein unter­schied­li­ches Ver­ständ­nis von dem, was gemacht wer­den muss.

In vie­len Mee­tings sind die fal­schen Teil­neh­mer ein­ge­la­den, und in ande­ren sol­che, die nichts mit dem The­ma zu tun hat­ten. Ich kann mich an ein Pro­jekt bei einem Han­dels­kon­zern erin­nern, bei dem es üblich war, Ein­la­dun­gen wei­ter­zu­lei­ten. Plötz­lich erschie­nen bei einem Ter­min mit 5 Teil­neh­mern auf ein­mal 20 Leute.

Je schwie­ri­ger das The­ma, kann es pas­sie­ren, dass das Per­sön­li­che das Fach­li­che über­wiegt und so Kon­flik­te die Inhal­te über­wie­gen. Und wir alle ken­nen sol­che Mee­tings, in denen 80% der Inhal­te von 20% der Teil­neh­mer domi­niert wer­den. Das Ergeb­nis ist, dass laut Bran­chen­ver­band Bit­com 82% der Teil­neh­mer wäh­rend eines Mee­tings am Han­dy spielen.”

Bernd Kollmann: “Gibt es Alternativen zu den üblichen Meetings?”

Jens Drö­ge: “Es gibt durch­aus Alter­na­ti­ven zu übli­chen Mee­tings. Je nach Fra­ge­stel­lung kann das ein klas­si­scher Work­shop sein, eine Tele­fon­kon­fe­renz oder auch eine Videokonferenz.

Ich sel­ber habe sehr gute Erfah­run­gen mit der LEGO® SERIOUS PLAY®-Metho­de gemacht. Das sind Mee­tings, in denen in sehr kur­zer Zeit sehr kon­kre­te Ergeb­nis­se erar­bei­tet wer­den, alle Teil­neh­mer gleich­be­rech­tigt und zu glei­chen Antei­len invol­viert sind, und durch das LEGO®-Modell immer die Sache im Vor­der­grund steht. The­men, für die im klas­si­schen Mee­ting 4 Stun­den benö­tigt wer­den, kön­nen so in 2 Stun­den erar­bei­tet werden.”

Bernd Kollmann: “Was sind die wichtigsten Tipps für ein gelungenes Meeting?”

Jens Dro­e­ge: “Die Erwar­tungs­hal­tung muss klar sein! Und laden Sie nur die Leu­te ein, die wirk­lich zum Ergeb­nis bei­tra­gen kön­nen. Schi­cken Sie alle ande­ren wie­der weg.

Außer­dem soll­ten Sie das Ziel über die Agen­da stel­len. Übli­cher­wei­se las­sen wir uns von Agenda­punk­ten lei­ten. Eine Ori­en­tie­rung am Ergeb­nis führt jedoch dazu, dass der Pro­zess durch Resul­ta­te gesteu­ert wird.

Wenn ich ein Mee­ting pla­ne, dann stel­le ich in der Regel 4 Fragen:

  1. Wie sieht für Sie das bes­te Ergeb­nis aus?
  2. Wel­chen Unter­neh­mens­zie­len muss das Mee­ting gerecht werden?
  3. Stel­len Sie sich vor, der Ter­min war erfolg­reich. Was hat sich zum Bes­se­ren gewandelt?
  4. Ange­nom­men, das Mee­ting ist nur eines in einer Rei­he von wei­te­ren Akti­vi­tä­ten. Was ist das gro­ße, umfas­sen­de Ziel?

Die­se 4 Fra­gen füh­ren beim Gegen­über zum Nach­den­ken, Nach­schär­fen und manch­mal auch zum Aus­fall eines Meetings.”

Bernd Kollmann: “Meetings effizient gestalten — Gibt es Moderationsmethoden, die man kennen sollte, damit das gelingt?”

Jens Dro­e­ge: “Die Fra­ge ist doch zunächst, was einen guten Mode­ra­tor aus­zeich­net. Denn er ist mei­nes Erach­tens der Beglei­ter im Pro­zess. Er muss die Krea­ti­vi­tät der Teil­neh­mer frei­set­zen. Und er muss sicher­stel­len, dass sie Ideen, Ansich­ten und Erkennt­nis­se gleich­be­rech­tigt ausdrücken.

Zudem muss er eine posi­ti­ve Arbeits­at­mo­sphä­re schaf­fen, Pro­zes­se struk­tu­rie­ren, Teil­neh­mer akti­vie­ren und den „roten Faden“ erkennt­lich machen.

Eine gute Struk­tur erhält man z.B. durch:

  • Erwar­tungs­ab­fra­ge
  • The­men­spei­cher und ‑Clus­ter
  • Prio­ri­sie­rung der The­men, bspw. durch Punk­te kleben
  • Maß­nah­men­plä­ne”

Bernd Kollmann: “Telko, Videokonferenz oder reales Meeting – welche Form ist die produktivste?”

Jens Drö­ge: “Das kommt dar­auf an, denn jede Form hat ihre Vorzüge.Die Tel­ko ist eher infor­ma­tiv und wenig ergeb­nis­ori­en­tiert. Der gro­ße Vor­teil ist, dass man sein Tele­fon auch mal stumm­schal­ten kann und pro­duk­ti­ve Din­ge neben­her machen kann. Die Video­kon­fe­renz ist visu­el­ler und man spart sich die Rei­se­zeit. Sie ist aber auch wenig ergebnisorientiert.

Das Mee­ting hat sicher sei­ne Daseins­be­rech­ti­gung, wenn es gut gestal­tet ist. Dazu müs­sen die Ergeb­nis­se im Vor­der­grund ste­hen. Wenn es nur um den Aus­tausch von Infor­ma­tio­nen geht, dann kann man auch Share­point nut­zen oder sich über­le­gen, ob man nicht bes­ser das Schwar­ze Brett nut­zen möch­te. Wie gesagt: Die pro­duk­tivs­ten Mee­tings erle­be ich mit LEGO SERIOUS PLAY.”

Bernd Kollmann: “Diese Unmengen an unproduktiven Meetings haben doch einen berechenbaren wirtschaftlichen Schaden? Kannst Du uns hierzu verlässliche Zahlen nennen?”

Jens Dro­e­ge: “Ich kann lei­der dazu kei­ne kon­kre­te Sum­me nen­nen. Aber ich habe kürz­lich einen Arti­kel in der ZEIT dazu gele­sen. Die ZEIT zitiert eine Stu­die, nachdem

  • welt­weit
  • jede Woche
  • pro Beschäf­tig­ten

4,5 Stun­den ver­lo­ren gehen. Bei Füh­rungs­kräf­ten erhöht sich die Zahl durch Vor- und Nach­be­rei­tung auf 9,1 Stunden.”

Meetings effizient gestalten: Das Interview können Sie hier Nachhören.

 

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