Fallstudie: Kickoff-Workshop für einen standortübergreifenden Change-Prozess mit 140 Personen

Workshopziel: Die Teilnehmer haben Handlungsfelder für eine verbesserte Zusammenarbeit sowie Kommunikation identifiziert und kennen die Basis, von der sie die Veränderung starten.

Workshoptyp: Kickoff-Workshop für einen Change-Prozess — Großgruppenworkshop
Teilnehmer: 150
Zeit: 4 Stunden (im Rahmen eines zweitägigen Workshops)
Der Kunde:

Der Kun­de ist ein bun­des­weit täti­ger IT-Dienst­­leis­­ter, des­sen Mit­ar­bei­ter auf ver­schie­de­ne Stand­or­te ver­teilt sind.

Die Aufgabenstellung:

Die Mit­ar­bei­ter arbei­ten an ver­schie­de­nen Stand­or­ten, sind jedoch der glei­chen Abtei­lung zuge­ord­net. Durch die­se Dezen­tra­li­tät tre­ten gele­gent­lich Rei­bungs­ver­lus­te in der Kom­mu­ni­ka­ti­on und Zusam­men­ar­beit auf.

Für die damit zur Reduk­ti­on von Rei­bungs­ver­lus­ten wur­de ein Chan­ge Pro­jekt initi­iert. Im Rah­men des Kick­off-Work­­shops wur­den ver­schie­de­ne Ses­si­ons und Break-outs für 150 Per­so­nen durchgeführt.

Die LEGO® SERIOUS PLAY®-Metho­de soll­te hier­bei als Werk­zeug genutzt wer­den, um ein Bild der Zusam­men­ar­beit zu ent­wi­ckeln – der­zeit und in Zukunft. Des Wei­te­ren soll­ten Erkennt­nis­se über Hand­lungs­fel­der gewon­nen und Din­ge erkannt wer­den, die in die Zukunft mit­ge­nom­men wer­den sol­len. Am Ende sol­len kon­kre­te Maß­nah­men für den Ein­zel­nen stehen.

Ablauf:

Der Kick­off-Work­­shop wur­de par­al­lel von zwei aus­ge­bil­de­ten und zer­ti­fi­zier­ten Mode­ra­to­ren durch­ge­führt. Die Teil­neh­mer wur­den in Klein­grup­pen ein­ge­teilt. Die Ein­heit wur­de mit Win­dows Explo­ra­ti­on Kits und Star­ter Kits par­al­lel in zwei Räu­men durch­ge­führt. Die Übun­gen fan­den alle in einem engen zeit­li­chen Rah­men statt.

Aus­ge­hend von der Fra­ge, wie ein Drit­ter die Zusam­men­ar­beit oder Kom­mu­ni­ka­ti­on inner­halb der Abtei­lung beur­tei­len wür­de, wur­den gemein­sa­me Bil­der der Gegen­wart und der Zukunft ent­wi­ckelt. Das ent­stan­de­ne Del­ta bil­de­te die Aus­gangs­ba­sis für zu Bün­deln zusam­men­ge­fass­te Hand­lungs­fel­der. Die­se wer­den im kom­men­den Pro­jekt bearbeitet.

Im nächs­ten Schritt soll­ten die Teil­neh­mer die Din­ge erar­bei­ten, die die Orga­ni­sa­ti­on hin­ter sich las­sen soll. Die­se sol­len auf kei­nen Fall in die Zukunft mit­ge­nom­men wer­den. Exem­pla­risch wur­den die­se Model­le abge­bro­chen. Sie reprä­sen­tier­ten so eine Gegen­wart, die man hin­ter sich las­sen möchte.

Es folg­te die Ablei­tung kon­kre­ter Maß­nah­men: Jeder Teil­neh­mer wur­de gebe­ten, für sich eine Maß­nah­me zu bestim­men, was er in den kom­men­den Wochen kon­kret und bis wann erle­di­gen möch­te. Die­se Maß­nah­men wur­den mit Namen ver­se­hen und auf­ge­nom­men. Die Nach­ver­fol­gung erfolg­te durch das Pro­jekt­team im Nach­gang an den Kickoff-Workshop.

Ergebnisse:
  • Trans­pa­renz über die Ist-Situation
  • Gemein­sa­mes Ver­ständ­nis der zukünf­ti­gen Zusammenarbeit
  • Begreif­ba­re Grund­la­gen der Kom­mu­ni­ka­ti­on und Zusam­men­ar­beit, die auch in der Zukunft Bestand haben sollen
  • Sicht­ba­re Handlungsfelder
  • Kon­kre­te Maß­nah­men und Quick-Wins
Feedback:

Abso­lut kurz­wei­li­ger Workshop

Jens und LEGO haben mir gehol­fen, ganz ande­re Sachen zu sagen

Jens hat den Work­shop sou­ve­rän mode­riert und die Grup­pe gut angeleitet

Praktische Tipps:
  • Tei­le und Herr­sche“ – Groß­grup­pen in mög­lichst klei­ne Ein­hei­ten teilen
  • Tisch­de­cken dämp­fen den Lärm­pe­gel der Stei­ne deutlich
  • Muss der Work­shop par­al­lel statt­fin­den, sind eine enge Abstim­mung und eine sehr gute Vor­be­rei­tung unerlässlich
  • Enges Time­boxing erlaubt eine gute Steue­rung einer gro­ßen Gruppe
  • Bei einer sol­chen Grup­pen­grö­ße geht es nicht ohne funk­tio­nie­ren­de Mikrofone
  • Machen Sie aus­rei­chend Pausen
  • Ein gutes Skills Buil­ding ist unerlässlich
  • Der Raum soll­te eine aus­rei­chen­de Grö­ße haben und über gutes Licht verfügen
  • Begut­ach­ten Sie den Raum vor­her. So kön­nen unan­ge­neh­me Über­ra­schun­gen aus­ge­schlos­sen werden.

Sie pla­nen eine Groß­grup­pen­ver­an­stal­tung und möch­ten auch neue, ande­re Erkennt­nis­se Ihres Teams erfah­ren und begreif­bar machen? Spre­chen Sie mich an. Work­shops mit 150 Per­so­nen, 200 Per­so­nen oder mehr sind kein Pro­blem. Spre­chen Sie mich ger­ne an, wenn Sie wei­te­re Fra­gen haben.

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